Verwerkingsvoorwaarden

1. Wie de verwerkingsverantwoordelijke is en wie de verwerker

U bepaalt welke persoonsgegevens in uw inhoud worden opgenomen, wat u in uw paspoorten publiceert en aan wie u toegang geeft. U bent daarom de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in uw inhoud, en wij zijn uw verwerker.

Waar u contracteert met ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş., verwerkt zij uw inhoud rechtstreeks voor u. Waar u contracteert met ZincirX Inc., wordt het platform geëxploiteerd door ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş., die uw inhoud verwerkt als subverwerker van ZincirX Inc. op grond van een schriftelijke overeenkomst die haar aan dezelfde verplichtingen bindt als deze Verwerkingsvoorwaarden. ZincirX Inc. blijft tegenover u verantwoordelijk voor die verwerking.

Onze vennootschappen verwerken ook bepaalde persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden, als verwerkingsverantwoordelijken, zoals de inloggegevens en profielen van accounthouders, hun berichten aan de AI-assistent, facturering en betalingen, registraties van de aanvaarding van onze voorwaarden, de beveiliging van de dienst, ondersteuningsverzoeken, onze marketing gericht op zakelijke contactpersonen en websiteanalyse. Deze Verwerkingsvoorwaarden zijn niet op die gegevens van toepassing; de Privacyverklaring (https://zincirx.com/privacy) wel, en die vermeldt welke van onze vennootschappen de verwerkingsverantwoordelijke is. Artikel 7 vermeldt het enige gebruik van paspoortgegevens buiten de dienst waarmee u instemt.

2. Onderwerp en duur

Het onderwerp van de verwerking zijn de persoonsgegevens in uw inhoud, die wij verwerken om ZincirX aan u te leveren op grond van de Gebruiksvoorwaarden.

De verwerking begint wanneer u voor het eerst inhoud in ZincirX invoert en duurt zolang wij uw inhoud bewaren: zolang uw overeenkomst met ons loopt, en daarna totdat de inhoud is teruggegeven of verwijderd zoals artikel 14 beschrijft.

Paspoorten die u hebt uitgegeven, blijven online gedurende hun beschikbaarheidstermijn: 10 jaar, gerekend vanaf de dag waarop elk paspoort wordt uitgegeven, tenzij de bestelling waaruit het voortkomt een andere termijn vermeldt; als in die bestelling een latere einddatum is vastgelegd, geldt die latere datum. Tenzij bij het afrekenen voor hun bestelling wissing is gekozen, of u daarvoor kiest wanneer uw overeenkomst eindigt (artikel 14), duurt de verwerking van hun inhoud voort totdat die termijn afloopt, ook als uw overeenkomst met ons eerder is geëindigd.

Registraties van scans van uw QR-codes worden na 12 maanden verwijderd, en registraties van raadplegingen van beperkte paspoortinhoud na 36 maanden.

3. Aard en doel van de verwerking

Wij verwerken de persoonsgegevens in uw inhoud alleen om de dienst aan u te leveren, en gebruiken uw paspoortgegevens daarbuiten alleen voor zover artikel 7 dat toestaat. Het leveren van de dienst omvat het volgende.

• Wij slaan uw inhoud op en maken back-ups van de database waarin deze is opgeslagen.
• Wij tonen uw inhoud aan uw accounthouders overeenkomstig hun rollen in uw bedrijf.
• Wij registreren elke productiestap met het tijdstip en met de locatie die wordt vastgelegd door het apparaat waarmee de stap wordt geregistreerd. Wanneer een stap in de mobiele app wordt geregistreerd, zoekt de app ook het adres van die locatie op, zoals artikel 10 beschrijft.
• Wij publiceren de openbare inhoud van elk uitgegeven paspoort op de openbare pagina ervan en in de machineleesbare versies van die pagina. Iedereen kan ze openen door de QR-code van het paspoort te scannen, door het adres ervan te volgen of, waar een GTIN en lotnummer zijn ingesteld, door het GS1 Digital Link-adres te gebruiken dat daaruit wordt opgebouwd.
• Wij tonen beperkte paspoortinhoud alleen aan de personen aan wie u toegang geeft, en leggen elke raadpleging ervan vast.
• Wij genereren QR-codes, etiketten en exports van uw inhoud.
• Wij registreren scans van uw QR-codes, zodat u kunt zien hoe vaak en wanneer ze worden gescand.
• Wij versturen de e-mails die de dienst over uw bedrijf verstuurt, zoals een melding dat iemand heeft gevraagd lid te worden.
• Wij helpen u wanneer u om ondersteuning vraagt, en houden de dienst veilig en werkend.

Wij gebruiken uw inhoud niet voor eigen doeleinden, zoals marketing of het trainen van AI-modellen, buiten het gebruik in artikel 7.

4. Soorten persoonsgegevens en de betrokkenen

U bepaalt welke persoonsgegevens uw inhoud bevat. Doorgaans gaat het om het volgende.

• Namen en andere gegevens van personen die accounthouders in sjablonen, partijen, stappen, paspoortkenmerken of certificeringen typen, zoals een teler, leverancier, inspecteur of contactpersoon.
• Welke accounthouder een sjabloon of partij heeft aangemaakt, een stap heeft geregistreerd, een bestand heeft geüpload of een wijziging heeft aangebracht die in een paspoortrevisie is vastgelegd, en wanneer.
• De locatie die aan het begin en aan het einde van elke stap wordt vastgelegd door het apparaat waarmee de stap wordt geregistreerd, met het tijdstip van vastlegging en, waar dat is opgezocht, het adres van die locatie.
• Foto’s en documenten die als bewijs zijn geüpload, en alles wat daarop te zien is of daarin staat, zoals het gezicht, de naam of de handtekening van een persoon.
• De naam, het adres en de contactgegevens van een fabrikant, leverancier of ander bedrijf dat in een paspoort wordt genoemd, waar dat bedrijf een natuurlijke persoon is, zoals een eenmanszaak, of waar een contactpersoon wordt genoemd.
• De namen, e-mailadressen en organisaties van personen aan wie u toegang geeft tot beperkte paspoortinhoud, en een registratie van elke raadpleging door hen, waarin hun IP-adres alleen als gesleutelde hash wordt bewaard.
• Registraties van scans van uw QR-codes: wanneer elke scan plaatsvond, de browser- en apparaatbeschrijving die het scannende apparaat meestuurde, en een gesleutelde hash in plaats van het IP-adres ervan.

De betrokkenen zijn voornamelijk uw accounthouders en ander personeel; personen in uw toeleveringsketen, zoals telers, leveranciers, aannemers, inspecteurs en vervoerders, en hun personeel; contactpersonen van bedrijven die in uw paspoorten worden genoemd; personen aan wie u toegang geeft tot beperkte paspoortinhoud; personen die uw QR-codes scannen; en iedereen die verder voorkomt op de foto’s en in de documenten die u uploadt.

De dienst is niet bedoeld voor bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, of voor gegevens over strafrechtelijke veroordelingen. Artikel 6 vraagt u die buiten uw inhoud te houden.

5. Uw instructies

Wij verwerken de persoonsgegevens in uw inhoud uitsluitend op basis van uw schriftelijke instructies, ook wat betreft de doorgifte ervan aan andere landen.

Uw instructies zijn de Gebruiksvoorwaarden, met inbegrip van deze Verwerkingsvoorwaarden; wat uw accounthouders in de dienst doen binnen de rollen die uw bedrijf hun heeft gegeven, zoals wat zij invoeren, wat zij publiceren, welke paspoorten zij uitgeven en aan wie zij toegang geven; en elke verdere instructie die een eigenaar of beheerder van uw bedrijf ons schriftelijk geeft, bijvoorbeeld per e-mail aan info@zincirx.com, en die verenigbaar is met de Gebruiksvoorwaarden.

Wat via de inloggegevens van een accounthouder wordt gedaan, beschouwen wij als gedaan door die accounthouder. Dat geldt niet waar wij wisten, of redelijkerwijs hadden moeten opmerken, dat iemand anders de inloggegevens gebruikte, of waar dat gebruik mogelijk werd gemaakt door een tekortkoming in onze eigen beveiligingsmaatregelen.

Het uitgeven van een paspoort is uw instructie om de openbare inhoud ervan te publiceren en het gedurende zijn beschikbaarheidstermijn online te houden, ook nadat uw overeenkomst met ons is beëindigd, omdat de QR-code ervan al op producten in omloop kan zijn afgedrukt. U kunt die instructie wijzigen: u kunt persoonsgegevens in een uitgegeven paspoort corrigeren of laten verwijderen (artikel 11), en wanneer uw overeenkomst eindigt, kunt u uw uitgegeven paspoorten laten wissen (artikel 14).

De identificatiecode van een uitgegeven paspoort wordt nooit opnieuw aan een ander product toegewezen of hergebruikt, ook niet op uw instructie. Fouten worden in de registratie van het paspoort gecorrigeerd, waarbij correcties van de kenmerken en certificeringen als revisies worden toegevoegd, en een paspoort kan worden gemarkeerd als teruggeroepen.

Wanneer het eigen account van een accounthouder wordt opgeheven, geeft u ons de instructie het e-mailadres dat die persoon vermeldt als maker van een sjabloon of partij, als verantwoordelijke voor een productiestap of als degene die een bestand heeft geüpload, te vervangen door een adres dat niemand identificeert, zoals de pagina Opheffing en opzegging van uw account (https://zincirx.com/cancellation-policy) beschrijft. Wat die persoon heeft vastgelegd, blijft in uw registraties. Paspoortrevisies behouden het e-mailadres van de persoon die de betreffende wijziging heeft aangebracht, zoals het op dat moment luidde; u kunt het laten verwijderen zoals artikel 11 beschrijft.

De Gebruiksvoorwaarden staan ons toe specifieke inhoud die illegaal is of daarmee in strijd is ontoegankelijk te maken, ook inhoud in een eerdere revisie van een paspoort. Wanneer wij dat doen, sturen wij een motivering, zoals de Gebruiksvoorwaarden beschrijven.

Daarnaast verwerken wij uw inhoud anders dan op uw instructies alleen waar een wet die op ons van toepassing is dat vereist: bijvoorbeeld om te voldoen aan een bevel van een rechter of overheidsinstantie, of om de bevoegde autoriteiten in te lichten over informatie die leidt tot een vermoeden van een strafbaar feit dat iemands leven of veiligheid bedreigt. Voordat wij optreden, stellen wij u in kennis van dat wettelijke voorschrift, tenzij de wet of de autoriteit ons dat verbiedt.

Als wij van mening zijn dat een instructie van u in strijd is met het gegevensbeschermingsrecht, laten wij u dat onmiddellijk weten.

6. Uw verantwoordelijkheden als verwerkingsverantwoordelijke

Als verwerkingsverantwoordelijke bent u verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die u in ZincirX invoert en ervoor dat uw instructies aan ons in overeenstemming zijn met het gegevensbeschermingsrecht. In het bijzonder:

• U hebt een rechtsgrond nodig voor de persoonsgegevens in uw inhoud, en voor alles wat u in het openbare deel van een paspoort publiceert.
• U informeert de betrokkenen over de verwerking, zoals het gegevensbeschermingsrecht vereist. Zorg ervoor dat de mensen die stappen registreren weten dat bij het registreren van een stap de locatie van hun apparaat wordt vastgelegd en dat de locaties van stappen op de openbare paspoortpagina worden getoond.
• Beschouw alles in het openbare deel van een paspoort als voor iedereen gepubliceerd. Houd er persoonsgegevens buiten, tenzij die er moeten staan en u een rechtsgrond hebt om ze te publiceren. Namen, gezichten op foto’s en de bij stappen vastgelegde locaties kunnen de mensen identificeren die voor u werken.
• Waar de EU-verordening inzake ecologisch ontwerp voor duurzame producten (Verordening (EU) 2024/1781) op een product van toepassing is, staat zij niet toe dat persoonsgegevens over de klanten van het product zonder hun uitdrukkelijke toestemming in het digitale productpaspoort worden opgeslagen. Sla in een paspoort geen persoonsgegevens op over de kopers of gebruikers van uw producten, tenzij zij daarvoor uitdrukkelijk toestemming hebben gegeven.
• Neem geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, of gegevens over strafrechtelijke veroordelingen op in uw inhoud.
• U beantwoordt de verzoeken van personen die hun rechten uitoefenen met betrekking tot persoonsgegevens in uw inhoud. Artikel 11 beschrijft de hulp die wij bieden.

7. Beperkingen op het gebruik van paspoortgegevens

De EU-verordening inzake ecologisch ontwerp voor duurzame producten (Verordening (EU) 2024/1781) staat een aanbieder van diensten voor digitale productpaspoorten niet toe paspoortgegevens te verkopen, te hergebruiken of te verwerken verder dan nodig is voor zijn opslag- of verwerkingsdienst, tenzij dat specifiek is overeengekomen met de marktdeelnemer die het product in de handel brengt.

Wij passen die regel toe op elk paspoort dat wij hosten, ongeacht of de verordening al op het product van toepassing is, en ongeacht of het paspoort persoonsgegevens bevat. Wij verkopen geen paspoortgegevens, hergebruiken ze niet voor eigen doeleinden en verwerken ze, geheel of gedeeltelijk, niet verder dan nodig is om de dienst aan u te leveren.

Door deze Verwerkingsvoorwaarden te aanvaarden, stemt u specifiek in met twee vormen van gebruik daarbuiten, en met geen andere.

• Wij tellen de sjablonen en partijen van al onze klanten samen, inclusief hoeveel partijen zich in elke status bevinden, en publiceren die totalen over ZincirX. De totalen identificeren geen enkel bedrijf, product of persoon.
• Wanneer een accounthouder ervoor kiest paspoortgegevens in de AI-assistent te typen, sturen wij dat bericht naar Google, dat het voor ons verwerkt om het antwoord te genereren. De assistent is onze eigen functie, geen verwerking die wij namens u verrichten: hij leest uw inhoud nooit uit zichzelf, de vennootschap waarmee u contracteert is de verwerkingsverantwoordelijke voor wat er in ZincirX in wordt getypt, en wij slaan daarvan niets op, zoals de Privacyverklaring (https://zincirx.com/privacy) beschrijft. Er horen geen persoonsgegevens in te worden getypt.

De EU-batterijverordening (Verordening (EU) 2023/1542) staat een dergelijke overeenkomst voor batterijpaspoorten niet toe. Elk ZincirX-paspoort heeft betrekking op één productiepartij, en ZincirX-paspoorten zijn geen batterijpaspoorten in de zin van die verordening, zoals de Gebruiksvoorwaarden vermelden.

8. Vertrouwelijkheid

Binnen onze vennootschappen krijgen alleen mensen die toegang tot uw inhoud nodig hebben om de dienst te exploiteren, te ondersteunen of te beveiligen die toegang, en alleen voor zover die noodzaak reikt.

Iedereen die wij machtigen om uw inhoud te verwerken, is contractueel of wettelijk tot geheimhouding verplicht.

Wij maken uw inhoud alleen bekend zoals deze Verwerkingsvoorwaarden toestaan: aan onze subverwerkers en, voor locaties van stappen die in de mobiele app worden vastgelegd, aan de adreszoekfunctie van de telefoon (artikel 10); aan de personen aan wie u toegang geeft; aan het publiek in het openbare deel van uw paspoorten, volgens uw instructies; en waar de wet dat vereist (artikel 5).

9. Beveiligingsmaatregelen

Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw inhoud te beschermen die passend zijn voor de risico’s van de verwerking. Daaronder vallen de volgende.

• Gegevens worden via versleutelde verbindingen (HTTPS) uitgewisseld tussen browsers of de mobiele apps en onze servers.
• Toegang tot de inhoud van een bedrijf hangt af van het lidmaatschap van dat bedrijf en van de rol van het lid daarin. Alleen de eigenaren en beheerders ervan en, voor een partij, de persoon die deze heeft aangemaakt, kunnen de kenmerken en certificeringen van een paspoort wijzigen.
• Wachtwoorden worden uitsluitend als hash opgeslagen, nooit in leesbare vorm. Accounthouders kunnen inloggen met twee factoren inschakelen, met een eenmalige code, en de mobiele apps loggen in met toegangstokens die kunnen worden ingetrokken.
• Paspoortkenmerken die niet openbaar zijn, worden weggelaten uit openbare paspoortpagina’s en uit de openbare machineleesbare formaten. Beperkte kenmerken worden alleen getoond aan personen aan wie u toegang hebt gegeven, elke raadpleging wordt vastgelegd, en een kenmerk waarvan het toegangsniveau onbekend is, wordt behandeld als het meest beperkte.
• Elk geüpload bestand krijgt een SHA-256-vingerafdruk, zodat later kan worden aangetoond dat het bestand niet is gewijzigd.
• Wijzigingen in de kenmerken, certificeringen en productgroep van een paspoort worden vastgelegd als revisies waaraan alleen kan worden toegevoegd: elke wijziging wordt toegevoegd als nieuwe revisie en eerdere revisies blijven bewaard, afgezien van inhoud die is verwijderd of ontoegankelijk is gemaakt zoals de artikelen 5 en 11 beschrijven. Wijzigingen in de gegevens van stappen, en bestanden die worden verwijderd, worden niet als revisies bewaard.
• Openbare paspoortpagina’s bevatten geen analyse- of trackingtools. IP-adressen in de registraties van scans van QR-codes en van raadplegingen van beperkte inhoud worden alleen als gesleutelde hashes bewaard, en die registraties worden na respectievelijk 12 en 36 maanden verwijderd.
• QR-codes worden op onze eigen servers gegenereerd, zodat paspoortadressen daarvoor niet naar externe diensten worden gestuurd.
• Wij maken back-ups van de database.
• Wij kunnen een account onmiddellijk opschorten als het lijkt te zijn overgenomen of misbruikt. Een opschorting belet u nooit een kopie van uw inhoud te verkrijgen: als u niet kunt inloggen, vraag ons dan via info@zincirx.com om een export.

Wij kunnen deze maatregelen wijzigen naarmate de dienst en de technologie zich ontwikkelen, maar niet op een manier die de algehele bescherming die zij bieden vermindert.

Ook uw eigen maatregelen zijn van belang. U bepaalt wie in uw bedrijf een account heeft en met welke rol; trek dus de toegang in van mensen die deze niet meer nodig hebben.

10. Subverwerkers

U verleent ons een algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen die helpen de dienst te leveren. Wij maken gebruik van de volgende subverwerkers.

• ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş., die het platform exploiteert voor onze beide vennootschappen, waar u contracteert met ZincirX Inc.
• Hostinger, dat de servers en opslag levert waarop het platform draait en waarop uw inhoud is opgeslagen, en de e-maildienst waarmee ZincirX zijn e-mails verstuurt. Het land waar de servers zich bevinden, staat op de pagina Gegevensformaten en infrastructuur (https://zincirx.com/data-formats).
• MailChannels, via welke die e-maildienst de e-mails doorstuurt die ZincirX verzendt. MailChannels verwerkt de adressen van de ontvangers en de inhoud van die e-mails.

Google, dat voor ons de antwoorden van de AI-assistent genereert, is geen subverwerker voor uw inhoud. De assistent leest uw inhoud nooit uit zichzelf, en wat een accounthouder er in ZincirX in typt, wordt door de vennootschap waarmee u contracteert als verwerkingsverantwoordelijke behandeld (artikel 7).

Wanneer een stap in de mobiele app wordt geregistreerd, vraagt de app de ingebouwde adreszoekfunctie van de telefoon de vastgelegde locatie om te zetten in een adres, dat bij de stap wordt opgeslagen. De zoekopdracht wordt beantwoord door de aanbieder van het besturingssysteem van de telefoon: Apple op een iPhone en, op de meeste Android-telefoons, Google. Die ontvangt de coördinaten van de locatie.

Wij houden deze lijst actueel, met de gegevens van elke subverwerker en waar deze uw inhoud verwerkt, en sturen haar u op verzoek toe: schrijf naar info@zincirx.com.

Wij binden elke subverwerker schriftelijk aan verplichtingen inzake gegevensbescherming die inhoudelijk dezelfde zijn als de onze op grond van deze Verwerkingsvoorwaarden. Wij blijven jegens u volledig aansprakelijk voor de manier waarop elke subverwerker daaraan voldoet.

Voordat wij een subverwerker toevoegen of vervangen, stellen wij de eigenaren en beheerders van uw bedrijf daarvan per e-mail in kennis, tijdig genoeg om u in staat te stellen bezwaar te maken voordat de wijziging ingaat.

U kunt op redelijke gronden die verband houden met gegevensbescherming bezwaar maken door te schrijven naar info@zincirx.com. Wij proberen dan aan uw bezwaar tegemoet te komen, bijvoorbeeld door de nieuwe subverwerker niet voor uw inhoud te gebruiken.

Als wij er niet aan tegemoet kunnen komen, kunt u uw overeenkomst beëindigen zonder kosten voor uw vertrek, zoals het artikel van de Gebruiksvoorwaarden over overstappen naar een andere aanbieder, vertrekken en wissing beschrijft. Paspoorten die u al hebt uitgegeven, blijven online gedurende hun beschikbaarheidstermijn, tenzij bij het afrekenen voor hun bestelling wissing is gekozen of u daarvoor kiest wanneer u vertrekt (artikel 14), en u kunt persoonsgegevens eruit laten verwijderen zoals artikel 11 beschrijft.

11. Verzoeken van de betrokkenen

Personen van wie persoonsgegevens in uw inhoud staan, kunnen u als verwerkingsverantwoordelijke vragen hun rechten uit te oefenen, zoals inzage, rectificatie of wissing. Als een van hen een dergelijk verzoek aan ons stuurt, sturen wij het zonder onnodige vertraging aan u door en beantwoorden wij het niet zelf, behalve om te melden dat wij het hebben doorgestuurd.

U kunt het grootste deel van uw inhoud zelf kosteloos bekijken, corrigeren en exporteren. Eigenaren en beheerders kunnen alle paspoorten die uw bedrijf heeft uitgegeven downloaden in één bestand in het open formaat zincirx.dpp, op elk toegangsniveau, met hun volledige revisiegeschiedenis en een manifest van SHA-256-vingerafdrukken. Partijlijsten en de gegevens van één partij kunnen worden geëxporteerd als CSV of PDF, het openbare deel van elk paspoort is beschikbaar als JSON-LD en GS1 EPCIS 2.0-gebeurtenissen, elk geüpload bestand kan in de oorspronkelijke vorm worden gedownload, en elke accounthouder kan de eigen gegevens als JSON downloaden. De pagina Gegevensformaten en infrastructuur (https://zincirx.com/data-formats) beschrijft deze formaten. Alles wat u niet zelf kunt exporteren, zoals alle oorspronkelijke bestanden in één download, sturen wij u op verzoek toe: schrijf naar info@zincirx.com.

Voor wijzigingen in de kenmerken, certificeringen en productgroep van een paspoort geldt bewust dat alleen kan worden toegevoegd: een correctie wordt toegevoegd als nieuwe revisie, en eerdere revisies blijven bewaard. Dat is een keuze over de manier waarop de registratie wordt bijgehouden, geen onvermogen om te verwijderen. De gegevens van stappen, zoals notities en locaties, kunnen worden bewerkt, en geüploade bestanden verwijderd, door degenen die bevoegd zijn de partij te beheren; die wijzigingen worden niet als revisies bewaard.

Waar persoonsgegevens in uw inhoud moeten worden gerectificeerd, gewist of beperkt, bijvoorbeeld omdat de betrokkene een recht heeft uitgeoefend dat u moet honoreren, corrigeer ze dan zelf waar de dienst dat toelaat: bewerk de stap, verwijder het bestand of voeg een revisie toe die de kenmerken of certificeringen van een paspoort corrigeert. Als de gegevens ook uit eerdere revisies moeten verdwijnen, of uit iets anders wat u niet zelf kunt wijzigen, schrijf dan naar info@zincirx.com. Op uw instructie verwijdert ons team ze, of maakt het ze ontoegankelijk, en het paspoort zelf blijft online.

Daarnaast helpen wij u zoveel als wij kunnen, met de informatie en hulpmiddelen waarover wij beschikken, om verzoeken te beantwoorden binnen de termijn die het gegevensbeschermingsrecht toestaat: één maand op grond van de AVG, die zo nodig met nog twee maanden kan worden verlengd, en 30 dagen op grond van de KVKK. Wij handelen zonder onnodige vertraging naar uw instructies op grond van dit artikel, zodat u die termijnen kunt naleven.

12. Hulp bij uw overige verplichtingen

Rekening houdend met de werking van de dienst en de informatie waarover wij beschikken, helpen wij u te voldoen aan uw verplichtingen op grond van de artikelen 32 tot en met 36 AVG: inzake de beveiliging van de verwerking, inbreuken in verband met persoonsgegevens (artikel 13), gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en het raadplegen van een toezichthoudende autoriteit vóór een verwerking die een hoog risico inhoudt.

In de praktijk geven wij u informatie over de manier waarop de dienst persoonsgegevens verwerkt en over de maatregelen in artikel 9, en beantwoorden wij uw redelijke vragen daarover via info@zincirx.com.

13. Inbreuken in verband met persoonsgegevens

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens is een inbreuk op de beveiliging die leidt tot de onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, het verlies of de wijziging van persoonsgegevens in uw inhoud, of tot de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot die gegevens.

Als wij er kennis van krijgen, laten wij u dat zonder onnodige vertraging weten, per e-mail aan de eigenaren en beheerders van uw bedrijf, zodat u kunt voldoen aan uw eigen verplichtingen om toezichthoudende autoriteiten en de betrokkenen in kennis te stellen.

Wij vertellen u wat wij weten: wat er is gebeurd, de soorten persoonsgegevens en bij benadering hoeveel personen en registraties zijn getroffen, de waarschijnlijke gevolgen, wat wij hebben gedaan of voorstellen te doen, en met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie. Als wij u niet alles tegelijk kunnen vertellen, vertellen wij u wat wij weten en vullen wij dat aan naarmate wij meer te weten komen.

Wij nemen de maatregelen die wij redelijkerwijs kunnen nemen om de inbreuk in te dammen en de gevolgen ervan te beperken, en wij helpen u bij de kennisgevingen die u moet doen.

14. Teruggave en verwijdering aan het einde

Wanneer de dienst eindigt, kunt u uw inhoud terugnemen, door deze te exporteren of te laten overzetten naar een andere aanbieder of naar uw eigen systemen, en daarna verwijderen wij haar. Voor paspoorten die u hebt uitgegeven, bepaalt de keuze die bij het afrekenen voor elke bestelling is gemaakt of zij met de rest worden gewist of online blijven totdat hun beschikbaarheidstermijn afloopt, en u kunt die keuze bij uw vertrek wijzigen. Het artikel van de Gebruiksvoorwaarden (https://zincirx.com/terms) over overstappen naar een andere aanbieder, vertrekken en wissing bevat het tijdschema, in overeenstemming met de EU-dataverordening (Verordening (EU) 2023/2854). Samengevat:

• Teruggave: u kunt uw inhoud op elk moment exporteren zolang uw overeenkomst loopt, ook tijdens de opzegtermijn van 30 kalenderdagen vanaf de dag waarop wij uw kennisgeving ontvangen en, als u overstapt naar een andere aanbieder of naar uw eigen systemen, tijdens de daaropvolgende overgangsperiode van 30 kalenderdagen, die u eenmaal kunt verlengen. Exporteren is kosteloos.
• Ophaalperiode: u hebt daarna 30 kalenderdagen om uw inhoud op te halen, te rekenen vanaf het einde van de overgangsperiode als u overstapt, of vanaf het einde van uw overeenkomst aan het einde van de opzegtermijn als u hebt gekozen voor wissing zonder overstap.
• Verwijdering: wanneer de ophaalperiode afloopt, verwijderen wij uw inhoud, inclusief de persoonsgegevens daarin, behalve zoals de onderstaande punten bepalen.
• Uitgegeven paspoorten: paspoorten die u hebt uitgegeven, blijven online tot het einde van hun beschikbaarheidstermijn, ook nadat uw overeenkomst is beëindigd, tenzij bij het afrekenen voor hun bestelling wissing is gekozen of u ons, in uw kennisgeving of tot het einde van de opzegtermijn, vraagt ze samen met de rest van uw inhoud te wissen; die worden gewist wanneer de ophaalperiode afloopt. Hun QR-codes leiden dan niet langer naar een registratie; ga dus eerst na of de regels voor uw producten vereisen dat de paspoorten ervan beschikbaar blijven.
• Einde van de beschikbaarheidstermijn: wanneer de beschikbaarheidstermijn van een paspoort afloopt nadat uw overeenkomst is beëindigd, verwijderen wij de inhoud van dat paspoort, behalve inhoud die ook wordt gebruikt door een paspoort dat nog online is, zoals het sjabloon ervan.
• Persoonsgegevens in uitgegeven paspoorten: u kunt ons op elk moment, ook nadat uw overeenkomst is beëindigd, opdragen persoonsgegevens uit een uitgegeven paspoort te verwijderen, zoals artikel 11 beschrijft.
• Back-ups: een kopie van verwijderde inhoud die in een back-up achterblijft, wordt beveiligd bewaard, wordt nergens anders voor gebruikt en wordt verwijderd wanneer die back-up wordt verwijderd.
• Wettelijke plichten: wij bewaren uw inhoud na deze data alleen waar het recht van de Unie of van een lidstaat, of het Turkse recht voor klanten van ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş., ons daartoe verplicht, en alleen zolang die verplichting geldt.

Hoe uw overeenkomst ook eindigt, u behoudt het recht om uw inhoud volgens dit tijdschema op te halen.

Registraties die wij als verwerkingsverantwoordelijke bijhouden, zoals betalings- en factuurgegevens en registraties van uw aanvaarding van onze voorwaarden, zijn niet uw inhoud. De Privacyverklaring (https://zincirx.com/privacy) vermeldt hoelang wij ze bewaren.

15. Informatie en audits

Wij stellen u alle informatie ter beschikking die nodig is om aan te tonen dat wij onze verplichtingen op grond van deze Verwerkingsvoorwaarden nakomen.

U, of een door u aangewezen onafhankelijke auditor die tot geheimhouding is verplicht, mag onze naleving ervan controleren, onder meer door middel van inspecties. Laat ons schriftelijk en redelijk ruim van tevoren weten wat u wilt onderzoeken. Wij antwoorden eerst met documenten en schriftelijke antwoorden; als u daarna nog steeds een audit wilt, spreken wij daarvoor met u een datum af.

Een audit mag geen toegang geven tot gegevens van andere klanten of de beveiliging van de dienst verzwakken.

16. Internationale doorgiften

Het platform wordt geëxploiteerd door ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş., een in Turkije gevestigde vennootschap, en ZincirX Inc. is opgericht in de Verenigde Staten. Het land waar de servers met uw inhoud zich bevinden, staat op de pagina Gegevensformaten en infrastructuur (https://zincirx.com/data-formats), en andere subverwerkers kunnen gegevens in andere landen verwerken. Geen van onze vennootschappen is in de Europese Unie gevestigd. De Europese Commissie heeft geen adequaatheidsbesluit voor Turkije vastgesteld, en haar adequaatheidsbesluit voor de Verenigde Staten geldt alleen voor organisaties die zijn gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming.

Als de AVG van toepassing is op uw verwerking van de persoonsgegevens in uw inhoud en u in de Europese Unie bent gevestigd, gelden de volgende waarborgen voor de doorgifte ervan aan ons en voor verdere doorgiften.

• De standaardcontractbepalingen voor de doorgifte van persoonsgegevens aan derde landen, vastgesteld door de Europese Commissie in Uitvoeringsbesluit (EU) 2021/914, zijn van toepassing in hun module twee (verwerkingsverantwoordelijke aan verwerker), met u als gegevensexporteur en de vennootschap waarmee u contracteert, die voor een in de Europese Unie gevestigde klant ZincirX Inc. is, als gegevensimporteur. Zij maken door deze verwijzing deel uit van deze Verwerkingsvoorwaarden.
• Voor de bijlagen bij de bepalingen zijn de partijen u en die vennootschap, met de gegevens in uw account en in de Juridische informatie (https://zincirx.com/legal-notice). De artikelen 2 tot en met 4, 10 en 14 van deze Verwerkingsvoorwaarden beschrijven de doorgifte, die doorlopend plaatsvindt zolang u de dienst gebruikt, en artikel 9 vermeldt de technische en organisatorische maatregelen.
• De optie van de bepalingen van een algemene schriftelijke toestemming voor subverwerkers is van toepassing, met de kennisgeving en het recht van bezwaar van artikel 10.
• Op de bepalingen is het recht van toepassing van de EU-lidstaat waar u bent gevestigd, geschillen die daaruit voortvloeien worden voorgelegd aan de rechter van die lidstaat, en de bevoegde toezichthoudende autoriteit is de autoriteit die voor u als gegevensexporteur bevoegd is.
• Waar u contracteert met ZincirX Inc., bindt de schriftelijke overeenkomst op grond waarvan ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş. uw inhoud verwerkt, haar aan dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming als de bepalingen aan ZincirX Inc. opleggen, inclusief de rechten die zij de betrokkenen geven.
• Wij geven uw inhoud alleen door aan een andere subverwerker buiten de Europese Economische Ruimte waar de Europese Commissie heeft besloten dat het land van de ontvanger een passend beschermingsniveau waarborgt, of met een waarborg die de AVG erkent: dezelfde standaardcontractbepalingen, in de passende module, of, voor een ontvanger in de Verenigde Staten die is gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming, het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor dat kader (Uitvoeringsbesluit (EU) 2023/1795). Als dat besluit niet langer van toepassing is, baseren wij ons in plaats daarvan op de standaardcontractbepalingen.
• Wij geven u de informatie die u redelijkerwijs nodig hebt om, zoals clausule 14 van de bepalingen vereist, de wetgeving en praktijken te beoordelen van de landen waarnaar uw inhoud gaat.

De bepalingen zijn bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie. Vraag ons via info@zincirx.com om een exemplaar met ingevulde bijlagen.

Artikel 17 behandelt doorgiften vanuit Turkije voor klanten van ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş.

17. Klanten in Turkije

Voor klanten van ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş. is de Wet nr. 6698 inzake de bescherming van persoonsgegevens (de KVKK) van toepassing op de persoonsgegevens in uw inhoud. Op grond van die wet bent u de verwerkingsverantwoordelijke (veri sorumlusu) en is ZincirX Bilişim Teknoloji ve Danışmanlık A.Ş. uw verwerker (veri işleyen). Deze Verwerkingsvoorwaarden vormen de overeenkomst tussen ons voor die verwerking, en de onderstaande punten gelden aanvullend.

Op grond van artikel 12, lid 2, KVKK zijn u en wij gezamenlijk verantwoordelijk voor het nemen van de technische en organisatorische maatregelen die de persoonsgegevens beveiligen. Wij nemen de maatregelen van artikel 9.

Wij maken de persoonsgegevens die wij voor u verwerken niet in strijd met de KVKK bekend, en wij gebruiken ze niet voor een ander doel dan de verwerking voor u zoals deze Verwerkingsvoorwaarden bepalen. Deze plicht blijft gelden nadat uw overeenkomst is beëindigd.

Afgezien van de adreszoekfunctie van de telefoon die in artikel 10 wordt beschreven, gaan de persoonsgegevens alleen naar het buitenland naar de subverwerkers van artikel 10 die ze buiten Turkije verwerken, en alleen voor wat dat artikel over elk van hen vermeldt: het bezorgen van e-mail en, waar de servers zich buiten Turkije bevinden, hosting. Wij verrichten die doorgiften alleen op een grondslag die artikel 9 KVKK toestaat, zoals een standaardcontract dat is bekendgemaakt door de Raad voor de bescherming van persoonsgegevens en waarvan binnen vijf werkdagen na ondertekening kennis wordt gegeven aan de Autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens. Wij baseren ons daarvoor niet op toestemming.

Wanneer iemand zich op grond van artikel 11 KVKK tot u wendt over persoonsgegevens in uw inhoud, helpen wij u de aanvraag af te ronden binnen de 30 dagen die artikel 13 toestaat. Als de betrokkene zich in plaats daarvan tot ons wendt, sturen wij de aanvraag zonder onnodige vertraging aan u door.

Als persoonsgegevens die wij voor u verwerken op onrechtmatige wijze door anderen worden verkregen, laten wij u dat zonder onnodige vertraging weten, zoals artikel 13 beschrijft, zodat u de betrokkenen en de Raad voor de bescherming van persoonsgegevens in kennis kunt stellen.

Aan het einde worden de persoonsgegevens verwijderd, vernietigd of geanonimiseerd zoals artikel 14 beschrijft.

18. Aansprakelijkheid, wijzigingen en rangorde

De aansprakelijkheidsbeperkingen in de Gebruiksvoorwaarden zijn van toepassing op deze Verwerkingsvoorwaarden, behalve waar de wet niet toestaat dat aansprakelijkheid wordt beperkt, waaronder aansprakelijkheid voor opzet of grove nalatigheid. Niets in de Gebruiksvoorwaarden beperkt de rechten die het gegevensbeschermingsrecht of de standaardcontractbepalingen geven aan de personen van wie persoonsgegevens in uw inhoud staan.

Wij informeren u over elke wijziging van deze Verwerkingsvoorwaarden per e-mail en in de dienst, niet alleen door hier een nieuwe versie te publiceren. Een nieuwe versie geldt voor u zodra zij namens uw bedrijf is aanvaard, wat u wordt gevraagd te doen voordat u de webapp verder gebruikt, en de aanvaarding wordt vastgelegd. Tot dat moment geldt de versie die het laatst voor uw bedrijf is aanvaard.

Als u een nieuwe versie niet aanvaardt, blijft de versie die het laatst voor uw bedrijf is aanvaard van toepassing, en kunt u nog steeds een export van uw inhoud verkrijgen en uw overeenkomst beëindigen zoals artikel 14 beschrijft.

Als deze Verwerkingsvoorwaarden en de rest van de Gebruiksvoorwaarden verschillen over de manier waarop wij persoonsgegevens namens u verwerken, gaan deze Verwerkingsvoorwaarden voor. Waar de standaardcontractbepalingen van toepassing zijn, gaan die voor op beide.

Op deze Verwerkingsvoorwaarden is hetzelfde recht van toepassing, en geschillen erover worden voorgelegd aan dezelfde rechter, als de Gebruiksvoorwaarden bepalen, behalve dat artikel 16 vermeldt welk recht op de standaardcontractbepalingen van toepassing is.

19. Contact

Voor alles wat deze Verwerkingsvoorwaarden betreft, waaronder instructies, bezwaren tegen een subverwerker, verzoeken om een audit en verzoeken om persoonsgegevens uit een paspoort te verwijderen, kunt u schrijven naar info@zincirx.com of bellen naar +90 536 587 41 81. Beide staan ook op onze contactpagina (https://zincirx.com/contact).

Onze bedrijfsgegevens, waaronder onze vertegenwoordigers en hun contactgegevens, staan in de Juridische informatie (https://zincirx.com/legal-notice), en info@zincirx.com staat altijd voor u open.